В этом шаге мы поговорим о том, как работает метод временных блоков. Подробное описание основ метода вы можете найти практически на любом сайте, где обсуждается эта техника.

Я подумывал о том, чтобы пропустить этот шаг, поскольку вы, вероятно, знакомы с информацией ниже. Но в конце концов не описать основы техники в кратком руководстве, подобном этому, мне показалось неправильным. Итак, давайте посмотрим на то, как изначально задумывалось использование тайм-блокинга.

Предупреждаю: этот этап мы пройдем быстро. Таким образом мы сможем перейти к основной части этого руководства – как использовать временные блоки в ежедневном рабочем процессе и выстроить их так, чтобы они успешно дополняли вашу жизнь.

Вы должны планировать свой рабочий день тридцатиминутными отрезками. Первые 25 минут каждого отрезка отводятся на выполнение определенной задачи или набора задач – о них мы поговорим чуть позже. После 25 минут работы вы делаете пятиминутный перерыв.

Вам не нужно поддерживать такой темп в течение всего дня. Если вы попытаетесь так поступить, то перегорите. В конце рабочего сегмента вашего четвертого отрезка вы делаете перерыв на 15 минут.

Вот как такое расписание выглядит на бумаге:

• 25 минут работы;

∘ 5 минут перерыва;

• 25 минут работы;

∘ 5 минут перерыва;

• 25 минут работы;

∘ 5 минут перерыва;

• 25 минут работы;

∘ 15 минут перерыва.

Вам может показаться, что пять минут – не такой уж большой промежуток времени, но в этом-то и смысл.

Затем вы переходите к новому рабочему отрезку длиной в 25 минут.

В восьмой главе я предложу вам примерный список занятий для перерывов. Конечно, он в большинстве своем будет состоять из того, что нравится мне, но я включил туда и другие идеи, которые могут вам понравиться.

Но об этом позже. Давайте вернемся к теме.

В течение 25-минутного рабочего блока сосредоточьтесь на выполнении одной задачи. Если вы пишете статью в блог, игнорируйте все, что не имеет отношения к этому делу, пока не истекут 25 минут. Если вы работаете над отчетом о прибылях и убытках своего бизнеса, сосредоточьтесь на том, чтобы закончить этот отчет.

Это подразумевает, что вы должны игнорировать все отвлекающие факторы. Я знаю, что легко сказать, трудно сделать. В четвертой главе я дам несколько советов, как минимизировать влияние отвлекающих факторов на организацию вашего дня, пока вы встраиваете метод временных блоков в свою жизнь.

Будет случаться и такое, что в вашем бесконечно пополняющемся списке дел на день появится множество мелких, не связанных между собой задач. Например, вам надо заплатить за автостраховку, выбросить мусор и запустить стирку. Никакая из этих задач не займет 25 минут. Большинство из них отнимут у вас, вероятно, 2–3 минуты.

В таких случаях эффективным, с точки зрения тайм-менеджмента, будет работать над пакетом задач. Соберите несколько мелких задач в одну кучу и отведите 25-минутный сегмент на их выполнение. Такой подход позволит меньше отвлекаться. Чем вы собраннее, тем вы продуктивнее.

Это действенный способ, позволяющий выполнить больше и не утонуть в трясине мелких дел. В качестве бонуса вы сможете вычеркнуть кучу строк из вашего списка дел на день. Только ради этого уже стоит попробовать.

Единственное замечание: объединение задач в один временной отрезок не имеет ничего общего с многозадачностью. Когда вы собираете задачи вместе, вы по-прежнему работаете над выполнением лишь одного дела за раз. Вы просто по порядку переходите от одного пункта к другому в течение тех же 25 минут.

Не каждую задачу получится закончить за 25 минут. Иногда потребуется больше времени. Иногда намного больше. Тогда вам, вероятно, понадобится отвести несколько временных блоков под выполнение одной и той же задачи.

Вы неизбежно окажетесь и в ситуации, когда вы закончили задачу в середине временного сегмента, например через 10 минут от начала работы. Что делать с этим дополнительным временем?

Если формально, то в оставшееся время вы должны пересмотреть свою работу или попытаться ее как-то улучшить. Однако предположим, что вы сделали все, что могли или хотели. Что тогда?

Просто завершите текущий сегмент и переходите к пятиминутному перерыву. Затем обратитесь к своему списку дел, выберите новую задачу и начинайте новый временной блок.

Есть четыре причины, по которым тайм-блокинг помогает людям стать более продуктивными.

1. Он ограничивает время, в которое мозгу приходится концентрироваться.

2. Он не позволяет прокрастинировать.

3. Он снижает уровень рассеянности, которая зарождается в многозадачности.

4. Он подталкивает к выполнению задач, а не просто к работе над ними.

Мозг способен концентрироваться на конкретной задаче лишь на короткий промежуток времени. Метод временных блоков работает в пределах этих ограничений. Он сокращает время умственной концентрации до 25 минут.

Что касается второй причины, все мы прокрастинируем. Покажите мне человека, который говорит, что он не такой, и я покажу вам человека, который либо лжет, либо вводит сам себя в заблуждение. Склонность к прокрастинации порождается отсутствием мотивации. Эта проблема касается абсолютно всех.

Тайм-блокинг создан специально, чтобы вы смогли пересилить это отсутствие мотивации, разделив рабочий день на легко выполнимые 30-минутные отрезки. Любой может поработать 25 минут, а затем 5 минут отдохнуть, неважно, замотивирован он или нет.

Вы уже знаете, что отвлекающие факторы снижают вашу продуктивность. Чего многие не знают, так это того, что многозадачность открывает двери для отвлекающих факторов и буквально молит их зайти. Дробление времени на короткие временные отрезки исключает возможность работать над несколькими делами одновременно, а значит, снижает нашу восприимчивость к отвлекающим факторам.

Наконец, тайм-блокинг побуждает именно выполнять задачи. Это крайне важно, если вы постоянно оказываетесь в ситуации, где тратите на работу больше времени, чем нужно. Когда вы работаете 25-минутными подходами, вы начинаете четко осознавать, сколько времени вам нужно, чтобы закончить ту или иную задачу. Это очень мотивирует вычеркивать пункты из списка.

То, как метод временных блоков был задуман изначально, может показаться вам излишне суровым. Можно даже посчитать, что это какие-то драконовские меры. Но не забывайте, что основы, которые я обрисовал в главе 2, – это именно основы. Ничего более. Их можно и нужно адаптировать под себя так, чтобы они органично вписывались в ваш рабочий процесс.

Моя книга о том, как адаптировать метод временных блоков под себя, а не следовать жестким правилам неподходящей вам строгой системы.

На этой ноте я предлагаю перейти к третьему шагу.

Любая привычка, включая эту, полезна лишь настолько, насколько она делает вашу жизнь лучше.

Вы, вероятно, слышали, как люди поют дифирамбы методике GTD (Getting Things Done®[1]). Другие пользуются более простой системой «Семь навыков высокоэффективных людей», разработанной покойным Стивеном Кови. Технически модель «Навыков» Кови была разработана как система достижения целей, а не как система продуктивности. Но это не мешает людям использовать ее в качестве последней. Третьи пользуются так называемой матрицей Эйзенхауэра.

Но дискуссия по поводу лучшей системы, будь то GTD, «Навыки» Кови или любая другая система повышения продуктивности, не касается одного важного момента… Соответствия индивидуальности.

Метод временных блоков призван улучшить рабочий процесс, чтобы вы могли успевать больше за меньшее время. Обратите внимание, что вы не отказываетесь от текущего способа выполнения работы: скорее, разбиваете его на основные части, убираете лишнее и формируете хорошие привычки на основе того, что осталось.

Это значит, что тайм-блокинг или любой другой метод должен строиться на базовых принципах того, как вы работаете. Если это не так, то вы обречены на провал.

Я приведу личный пример, чтобы доказать свою правоту.

Я интересовался способами повышения производительности столько, сколько себя помню. Даже если я не стремился применять на практике методы по более эффективному тайм-менеджменту – а они требуют практики, не забывайте, – я постоянно читал о подобных системах. Вот так пассивно-агрессивно я пытался начать работать эффективнее.

Не стоит и разъяснять, что это не сработало.

Когда я наконец взял себя в руки, то решил всерьез попробовать несколько разных систем. В конце концов по тем или иным причинам я отказался от каждой. Они плохо вписывались в мой рабочий процесс, предлагали глупые организационные инструменты или были слишком мудреными.

В один момент я наткнулся на систему GTD в книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок». Она была новой, а потому модной, так что все о ней говорили. Некоторые доходили до того, что говорили, будто GTD – это единственная достойная внимания техника в тайм-менеджменте.

Я тоже решил попробовать.

Здесь давайте поставим мою историю на паузу и поговорим о GTD – «Как привести дела в порядок». Если вы уже слышали об этой системе, то знаете, что она требует записывать все задачи в список (или в несколько списков, каждый из них – с дедлайнами). При этом большую задачу со множеством небольших этапов разделяют на более мелкие шаги и задачи. Каждую из них также нужно внести в списки.

Как только вы выполняете один из пунктов вашего списка, вы вычеркиваете его. На самом деле в методе куда больше тонкостей – та же система отслеживания и поиска задач к выполнению – но я не буду вдаваться в детали, чтобы не отклоняться от моей истории.

Вот в чем соль примера: метод GTD обернулся для меня полным провалом. Ну или это я сам провалился в его использовании. В любом случае эта система не сработала для меня. И вот почему.

Я был ошеломлен списками задач. В течение нескольких дней я записывал все, что мне нужно было сделать сегодня, на следующий день, на следующей неделе и в следующем месяце. Я добавил то, что хотел бы сделать к следующему году, через три года и даже в более отдаленной перспективе.

К концу пятого дня мои списки насчитывали сотни пунктов. Что еще хуже, я продолжал дополнять их каждый день. Они никогда не становились короче. Напротив, они все громоздились и громоздились, превращаясь в целую гору дел, что совершенно лишило меня всяческой мотивации.

А когда я выполнял какую-то задачу, которая, как я знал, была в каком-то из моих списков, я не мог найти эту чертову строчку, чтобы вычеркнуть ее!

Я допускаю, что, возможно, неправильно применял систему. GTD – вещь сложная, а я простой парень. Не очень хорошее сочетание. В итоге, когда пыль поулеглась, стало понятно, что метод GTD совершенно не подходит мне в плане тайм-менеджмента.

Что возвращает нас к методу временных блоков…

Давайте вспомним принципы использования временных блоков в работе: 25 минут вы работаете, затем – перерыв 5 минут. После четвертого блока, а если точнее, после рабочего сегмента четвертого блока, вы делаете 15-минутный перерыв.

Буду честен: мне такое расписание не подходит. Оно не подходит моему стилю работы.

Я много пишу. Я пишу клиентам, пишу книги, пишу в блог и пишу для себя. Когда я пишу, мне надо поймать волну. Когда я в потоке, слова рекой льются из-под пера, и я быстро сочиняю красивую прозу.

Но вот в чем проблема: если меня что-то отвлекает, то я теряю ощущение потока. А когда останавливается поток, останавливается и моя работа. Проходит по меньшей мере 20 минут, прежде чем я снова нащупаю эту тонкую нить. Иногда у меня так и не получается снова поймать волну.

Раньше я ставил таймер на 25 минут. Он срабатывал и совершенно сбивал мой настрой. Я проводил весь свой пятиминутный перерыв в переживаниях, что не могу вернуться к работе. Когда я возвращался за компьютер на следующую 25-минутную сессию, писать получалось с трудом.

Вот почему я поменял метод временных блоков так, чтобы он подходил под мою работу. Сегодня я использую вот такое расписание:

• 50 минут работы;

∘ 10 минут перерыва;

• 50 минут работы;

∘ 10 минут перерыва;

• 50 минут работы;

∘ 40 минут перерыва;

• 50 минут работы;

∘ 10 минут перерыва;

• 50 минут работы;

∘ 20 минут перерыва;

• 50 минут работы;

∘ на сегодня все!

Вы видите, что продолжительность моих рабочих сегментов больше (50 минут вместо 25). Мои перерывы тоже длиннее (10 минут вместо 5). Кроме того, вместо традиционного цикла длиной в четыре блока я использую циклы по три блока.

Пятьдесят минут позволяют мне написать намного больше, как только я поймал волну. Это важно для меня. Когда таймер наконец срабатывает, для меня это действительно желанный перерыв, потому что он мне реально нужен.

Лично мне не нужна пауза каждые 25 минут. Такие частые перерывы снижают мою производительность. Я приучил себя фокусироваться на 50 минут и наслаждаться 10 минутами последующего перерыва. В те 40 минут в конце моего цикла из первых трех блоков я ем или дремлю, в зависимости от времени дня.

Не обращайте внимания на традиционалистов, выступающих за жесткость системы. Вы можете изменить длину рабочих сегментов или перерывов так, чтобы все время быть в потоке. Вы можете подстроить их так, чтобы создать ежедневное расписание, которое позволит вам проводить больше времени с семьей.

Если работа спорится и вы как раз поймали волну, когда срабатывает таймер, необязательно все бросать и уходить на перерыв. Продолжайте работу, если это поможет вам быстрее закончить текущую задачу.

Только не забывайте, что ваш мозг способен концентрироваться лишь на короткие временные отрезки. Как только этот отрезок подходит к концу, ваша производительность резко падает. Выглядит это примерно так:

Не смотрите на тайм-блокинг как на пару наручников. Никто не заставляет вас придерживаться строгого свода правил. Вместо этого оцените, насколько вы продуктивны, когда придерживаетесь разных временных отрезков. В течение недели попробуйте работать 25-минутными блоками, на следующей неделе попробуйте 40-минутные блоки, а затем – 60-минутные.

Поэкспериментируйте с длиной перерывов. Лично мне не подходят пятиминутные перерывы, особенно после 50-минутного рабочего отрезка. А вот вам, может быть, такой вариант подойдет идеально. Единственный способ узнать наверняка – провести тесты и отследить результаты. Попробуйте 7, 10 или даже 15 минут. Отмечайте, насколько эффективнее вы работаете.

Если утром вы обладаете сверхчеловеческой сосредоточенностью, а днем – концентрацией скучающего трехлетнего ребенка, попробуйте следующий график:

• 90 минут работы;

∘ 15 минут перерыва;

• 60 минут работы;

∘ 10 минут перерыва;

• 50 минут работы;

∘ 10 минут перерыва;

• 40 минут работы;

∘ 10 минут перерыва;

• 30 минут работы;

∘ 15 минут перерыва.

Помните, что все в ваших руках. Разработайте любой график, который может вам подойти. Затем опробуйте его и проследите, как он влияет на ваш рабочий процесс и результаты.

А теперь давайте поговорим о некоторых препятствиях, с которыми вы столкнетесь на пути к тому, чтобы стать мастером тайм-блокинга.

Любая попытка выработать новую привычку сопряжена с препятствиями. Тренируйтесь преодолевать их.

Ничто не дается легко. Вы поймете это, пока будете внедрять метод временных блоков в ежедневный рабочий процесс. Выработать хорошие привычки, как и избавиться от плохих, непросто. Мозг входит в ритм и сопротивляется переменам.

В этом шаге мы подробно рассмотрим различные препятствия, с которыми вы столкнетесь, когда будете внедрять временные блоки. Будьте внимательны: препятствия возникают в самых разных формах, и некоторые из них не так очевидны. Однако, если их не устранить, они приведут к серьезным проблемам на пути повышения продуктивности.

Попутно я выскажу несколько предложений, которые помогут вам справиться с ними. Большинство советов будут интуитивными. Это не страшно, лишь бы они работали. Главное – выработать привычку и закрепить ее последовательными, повторяющимися действиями.

Итак, давайте обсудим проблему, с которой может столкнуться каждый живой человек.

Когда у вас есть постоянная работа, сослуживцы могут стать серьезной проблемой. Они без предупреждения заходят в ваш офис или подходят к вашему столу и спрашивают (неискренне): «Эй, есть секунда?» Когда я работал в корпоративной Америке, мне всегда хотелось ответить: «Конечно. Для тебя у меня есть две секунды. Давай быстрее». Это не помогло бы моей карьере, поэтому я, естественно, воздерживался от подобных комментариев.

Когда вы ведете собственный бизнес или работаете на дому, отвлекающими факторами становятся друзья и члены семьи. Они не хотят мешать вам заниматься делами, но они полагают, что вы уступите их просьбам о внимании, потому что, по их мнению, у вас нет «настоящей работы».

Приведу пример из собственного опыта.

Когда я ушел из офиса, чтобы начать соб-ственный бизнес, у некоторых моих друзей и родственников сложилось впечатление, что у меня внезапно появилась куча свободного времени. Я, конечно, ничего такого им не говорил, но тем не менее они почему-то так решили.

Обычно я с нетерпением жду возможности пообщаться с людьми. Без любимых жизнь становится очень скучной. Однако если я пишу статью или анализирую показатели для одного из своих сайтов, мне нужно сосредоточиться и найти свой ритм. Паузы сбивают.

Если вы надеетесь использовать метод временных блоков для повышения производительности, вам нужно устранить – или хотя бы свести к минимуму – количество пауз, связанных с отвлекающими факторами, в течение дня. Вот пять предложений, как это сделать:

1. Выключите телефон.

2. Закройте свой почтовый аккаунт.

3. Попросите коллег не заходить к вам без предварительной договоренности.

4. Скажите друзьям и членам семьи, что вы перезвоните в конце дня.

5. Если кто-то стучит вам в дверь, не открывайте.

Выключить телефон и закрыть почту – это просто. Заставить коллег, друзей и членов семьи уважать ваше время сложнее. Вам нужно поработать с ожиданиями и научить их уважать ваше время.

Это сработало для меня. Это сработает и для вас. Разве что будьте готовы получить несколько неловких взглядов, когда вы изложите новые ожидания людям в вашей жизни.

Оставаться продуктивным в течение часа очень просто и под силу любому. Оставаться продуктивным в течение дня гораздо сложнее, даже если использовать метод временных блоков, который требует сосредоточенности и дисциплины. А оставаться продуктивным изо дня в день, когда вы устали и предпочли бы заниматься сотней других дел, а не работой? Это еще сложнее. Единственный способ добиться этого – выработать привычку и подкреплять ее ежедневными действиями.

Почему так трудно оставаться продуктивным даже с временными блоками? Все просто: у вас нет мотивации. Если вы заметили, что все чаще игнорируете временные блоки, значит, у вас нет должной мотивации, чтобы их применять.

Вспомните первый шаг, где вы сформулировали причины, по которым нужно работать эффективнее. Эти причины – например, проводить больше времени с семьей, получать больший доход, больше спать и т. д. – ваша мотивация. Если использовать временные отрезки вам мешает лень, это означает, что ваши причины недостаточно убедительны для вас.

Представьте, что следующий прием пищи зависит от того, соблюдаете ли вы график. Если вы пропустите один из блоков, вы не пообедаете, – весомая причина, чтобы не сбиваться с пути. Она мотивирует.

Поэтому, если вам трудно внедрить временные блоки в свой ежедневный рабочий процесс, вернитесь на первый шаг и пересмотрите мотивацию. Возможно, вам нужно изменить ее так, чтобы она стала более убедительной, а может, вам просто нужно напомнить себе, почему вы так много работаете.

От социальных сетей и любимых блогов до холодильника, телевизора и видеоигр – вас постоянно пытаются заставить отказаться от работы, которая находится у вас прямо перед глазами. Хуже того, если вы поддадитесь искушению, то легко потеряете счет времени.

Например, вы говорите себе, что прочтете только заголовки новостей, а в итоге тратите 20 минут на чтение статей. Или убеждаете себя, что проверите только новые темы на любимом онлайн-форуме, но ввязываетесь в спор о политике с другими пользователями. Бах! Прошло 45 минут.

Я говорю из личного опыта.

Именно поэтому все эксперты по продуктивности рекомендуют не обращать внимания на отвлекающие факторы. Проблема в том, что это не очень-то помогает. На самом деле это банальный и бесполезный совет.

Недостающий ингредиент в этом совете – это как именно заставить себя не отвлекаться.

Я сейчас пишу книгу о том, как не отвлекаться на посторонние дела. Это большая тема, которая заслуживает больше места, чем можно уделить ей здесь. Тем не менее вот несколько советов, которые помогли мне:

• Наведите порядок на своем столе. Если на вашем столе есть предмет, который не нужен для выполнения текущей задачи, уберите его. Если вы никогда не используете его, выбросьте.

• Выключите телефон. Я уже упоминал об этом, но это настолько важно, что стоит повторить. Серьезно, выключите телефон.

• Установите расширение для браузера, которое блокирует доступ к определенным сайтам. Недостатка в таких инструментах нет. Если вы используете Chrome, найдите в веб-магазине Chrome расширения Stay Focusеd или Strict Workflow. (последнее дополняет метод временных блоков). Если вы используете Mac, обратите внимание на WasteNoTime и Mindful Browsing.

Ничто не может превзойти дисциплину. В идеале вы должны уметь работать не отвлекаясь и не прибегая к помощи расширений для браузера, блокирующих сайты. Тем не менее использование таких инструментов может стать отличным способом приучить себя игнорировать один из самых страшных отвлекающих факторов, с которым вы сталкиваетесь во время работы, – Интернет.

Для меня это стало огромной проблемой.

Мне постоянно приходят в голову новые идеи. Каждая из них требует немедленной проработки. Например, в середине работы над статьей для одного клиента мне вдруг приходит в голову многогранный план контент-маркетинга для другого клиента. Посты в блогах, целевые страницы, пресс-релизы, отчеты, лид-магниты для списка адресов электронной почты и т. д.

В прошлом я сразу отправлялся воплощать этот план в жизнь и изучать его различные компоненты. Затем, во время работы над ним, меня осеняла другая, совершенно не связанная с ним идея для третьего клиента. Хватало ли у меня дисциплины, чтобы сосредоточиться на идее, над которой я уже работал? Конечно же нет. Я снова принимался за новую работу.

Такой подход едва ли можно назвать продуктивным.

Наверняка и вы сталкивались с этим. Возможно, вы постоянно придумываете идеи для развития своего бизнеса, а может, постоянно думаете о задачах, которые нужно выполнить. Если вы бросите все силы на поиск этих идей или выполнение этих задач, это, конечно, дестабилизирует ваш текущий временной блок.

Записывая идеи, вы избавляетесь от посторонних мыслей и освобождаете голову, а значит, можете сосредоточиться на задаче. При этом вам не нужно запоминать идею или мысль. Такой подход – один из основных принципов системы Getting Things Done (GTD).

И он работает.

Когда они случаются, единственное, что вы можете сделать, – это отреагировать на обстоятельства. Из всех проблем, с которыми вы столкнетесь при внедрении тайм-блокинга в свой рабочий процесс, это та, над которой вы не имеете никакого контроля.

Я упоминаю об этом потому, что в некоторых случаях вам придется отказаться от графика блоков. Например, ваш сын-подросток получит травму, требующую медицинской помощи; машина вашей дочери сломается на автостраде; вашему партнеру срочно понадобятся продукты, которых нет дома.

Вы мало что можете сделать, чтобы избежать подобных ситуаций. Просто осознайте, что время от времени такое будет случаться. И когда это что-то случится, оно повредит вашей производительности.

Порой приходится идти на уступки.

В следующем шаге мы поговорим о тайм-боксинге и о том, как он связан с тайм-блокингом. Несмотря на то что их принято рассматривать в одном контексте, это совершенно разные методы повышения производительности.

Готовы приступить к работе? Поехали.

Тайм-боксинг и метод временных блоков предлагают разные методы достижения одинаковых целей.

Тайм-боксинг[2] появился задолго до того, как метод временных блоков стал популярным. Он позволяет ограничить время, отведенное на выполнение конкретной задачи или проекта. В конце тайм-бокса человек оценивает прогресс в выполнении задания и задает простой вопрос: «Удовлетворяет ли выполненная работа требованиям задания?»

Если ответ – «да», работа над задачей или проектом больше не ведется. Если ответ – «нет», то планируются дополнительные боксы.

Одно из преимуществ тайм-боксов заключается в том, что они не позволяют вам стать жертвой закона Паркинсона, который гласит: «Работа занимает все отведенное на нее время». Если вы выделили четыре часа на определенную работу, то, скорее всего, на ее завершение потребуется четыре часа. Если вы выделите один час, то, скорее всего, выполните работу за один час.

С помощью тайм-боксинга вы ограничиваете время выполнения задачи. Жесткие временные рамки формируют дедлайн, который заставляет вас работать над завершением задачи и фокусироваться на результате, а не просто тратить время на ее выполнение. Кроме того, он останавливает бесконечные улучшения и нейтрализует перфекционизм: «достаточно хорошо» важнее, чем «идеально».

Тайм-блокинг – это разновидность стратегии тайм-боксинга. Как уже было сказано, он предлагает вам работать 25-минутными отрезками и делать между ними пятиминутные перерывы. Опять же, я настоятельно рекомендую протестировать различную длительность блоков и создать модифицированную систему, которая будет соответствовать вашему естественному рабочему процессу и способности концентрироваться.

Продолжительность тайм-бокса технически может варьироваться от нескольких минут до нескольких месяцев – все зависит от вида деятельности или проекта. Последний может включать сотни отдельных задач.

Метод временных блоков предназначен для концентрации на работе. Как я уже рассказывал на втором шаге, он был создан с учетом возможностей мозга концентрироваться только в течение коротких периодов времени, после которых ему необходим небольшой перерыв.

Тайм-блокинг позволяет вам гибко подходить к своим перфекционистским наклонностям. Вы можете посвятить задаче столько временных отрезков, сколько захотите. Здесь нет формального этапа оценки, который заставлял бы вас оценивать прогресс и определять, выполнили ли вы требования проекта. И это отличает его от тайм-боксинга.

Этот срок гибкий. Когда время подходит к концу, а вы не выполнили требования, предъявляемые к заданию, вы устанавливаете дополнительное время, которое вам нужно на него выделить, и создаете еще один тайм-бокс. Несмотря на гибкий дедлайн, его наличие подталкивает вас к завершению. Он успокаивает вашего внутреннего перфекциониста и помогает сосредоточиться на завершении задачи.

Это мощный инструмент для повышения продуктивности. В связи с этим возникает вопрос…

Одним словом, и то и другое.

На вашу продуктивность влияют две вещи:

1. Способность сосредоточиться на поставленной задаче.

2. Способность завершать задачи.

Тайм-блокинг способствует концентрации, а не завершению (по крайней мере, не напрямую). Тайм-боксинг, наоборот, способствует завершению, а не концентрации (по крайней мере, не напрямую).

Почему бы не использовать обе техники одновременно, чтобы решить обе проблемы? Вот пример.

Предположим, вы пишете длинную статью для блога. Из своего опыта вы знаете, что сможете закончить первый черновик за два часа. Начните с тайм-боксинга. Выделите два часа на написание черновика. Теперь используйте тайм-блокинг, чтобы разбить этот двухчасовой отрезок на несколько рабочих сегментов.

Если вы используете стандартную модель тайм-блокинга, то ваше расписание будет выглядеть вот так:

• 25 минут работы;

∘ 5 минут перерыва;

• 25 минут работы;

∘ 5 минут перерыва;

• 25 минут работы;

∘ 5 минут перерыва;

• 25 минут работы;

∘ 15 минут перерыва;

• 20 минут на завершение задачи.

Это равняется двум часам непрерывной работы.

Лично я использовал бы модифицированную модель, учитывающую особенности моего рабочего процесса:

• 50 минут работы;

∘ 10 минут перерыва;

• 50 минут работы;

∘ 10 минут перерыва;

• 20 минут работы;

∘ 20 минут перерыва.

Суть в том, что для увеличения ежедневной производительности тайм-блокинг может прекрасно сочетаться с тайм-боксингом. Каждый из методов достаточно гибок, чтобы подстроиться под другой.

Некоторые люди преклоняются перед тайм-боксингом и утверждают, что не смогли бы работать по-другому. Другие преклоняются перед тайм-блокингом и делают аналогичные заявления о его эффективности. Но нет никаких причин выбирать между ними. Используйте оба.

Это руководство, безусловно, посвящено тайм-блокингу, поэтому я не буду уделять много времени другим стратегиям тайм-менеджмента. Однако упомянуть о тайм-боксинге стоило, так как этот метод – важное дополнение к использованию временных блоков.

Я рекомендую попробовать установить временные рамки как на работу по методу временных блоков, так и на общее время выполнения проекта. Вы увидите, как такой подход поможет вам излечиться от перфекционизма. Уже одно это станет серьезным шагом на пути к повышению вашей продуктивности.

Во второй половине этого руководства рассказывается о том, как можно на полную использовать метод в повседневной работе. На шестом шаге рассмотрим список дел, чтобы получать больше пользы из каждого рабочего блока.

На седьмом сосредоточимся на выгорании. Это серьезная проблема, которая затрагивает почти каждого человека, пытающегося повысить продуктивность. Я дам несколько советов, как его избежать.

Многие люди, которые начинают использовать тайм-блокинг, не знают, чем заняться в перерывах. На восьмом шаге разберем полезные идеи – немного повеселимся в этом разделе книги.

На девятом шаге рассмотрим основные инструменты, которые понадобятся, чтобы метод временных блоков работал на вас, а также обсудим ряд доступных на сегодняшний день приложений, призванных максимально эффективно использовать временные блоки. Моя точка зрения может вас удивить.

Наконец, на десятом шаге вы узнаете, как извлечь максимум пользы из метода временных блоков.

Вам еще многое предстоит узнать, так что давайте приступим!

Ваш успех в использовании метода временных блоков во многом зависит от того, какие решения вы примете заранее.

Однако просто захотеть использовать тайм-блокинг недостаточно, даже если у вас есть веские причины для этого.

В какие-то дни вы будете измотаны, вялы и апатичны. Вы будете разочарованы и в себе, и в других.

Истощение, опустошение и разочарование не дадут использовать метод временных блоков на полную. Они усложнят вашу работу и поддержание привычки. Из-за них вы будете отвлекаться, даже если горят дедлайны.

Есть простой способ поддержать себя на пути: дайте своему разуму и телу ресурсы, необходимые для хорошей работы. Их мы и рассмотрим в этом шаге.

Наверняка то, что будет написано ниже, покажется вам знакомым. Идея высыпаться, регулярно заниматься спортом и правильно питаться, чтобы хорошо работать, вряд ли звучит по-новому. Во времена палеолита австралопитек Грок и его приятели перед охотой, вероятно, делали то же самое. И у них даже не было интернета, который мог бы дать им такие подсказки.

Я расскажу вам, что работает у меня. Обратите внимание, что я не рекомендую вам делать то же, что и я. Когда речь идет о сне, физических упражнениях и диете, вы должны следовать рекомендациям своего врача. Если вам 70 лет, вы страдаете диабетом и имеете ряд пищевых аллергий, вам придется придерживаться иного режима, чем 25-летнему спортсмену.

Мы также поговорим о том, как планировать цели и отслеживать прогресс. Единственный способ узнать, работаете ли вы эффективнее благодаря методу временных блоков, – это отслеживать свою производительность. Я покажу вам, как это делаю я, во второй половине шестого шага.

Ну что же, давайте поговорим о сне…

Вы уже знаете, что сон очень важен. Это интуитивно понятно: после череды бессонных ночей вы чувствуете себя разбитыми, а после восьми часов спокойного сна, наоборот, помолодевшими. Такой эффект подтвержден многочисленными исследованиями. Они же показывают, что люди работают более эффективно, совершают меньше ошибок, а количество несчастных случаев снижается, если высыпаться каждую ночь.

Например, вы наверняка засиживались допоздна за просмотром телепередач, зная, что не сможете наверстать упущенное время сна.

Вы не одиноки. Большинство людей в какой-то момент своей жизни делали то же самое. Некоторые поступают так регулярно.

Многие люди отказываются от сна, потому что считают, что так они работают продуктивнее. В конце концов, раз они работают вместо сна, получается, они более продуктивны?

На самом деле это иллюзия. Более длительная работа не делает вас более продуктивными. В определенный момент она делает вас менее продуктивными. Недосыпающий человек с большей вероятностью будет совершать ошибки и делать работу некачественно. Ошибки нужно исправлять. Некачественную работу нужно переделывать. На это требуется время, что снижает вашу продуктивность.

Так сколько же нужно спать? Всем по-разному. Лично я хорошо работаю, если сплю шесть часов за ночь и двадцать минут дремлю после обеда. Другим требуется восемь часов ночного сна, иначе они чувствуют, что не могут сосредоточиться. Я также встречал людей, которые утверждали, что им достаточно четырех часов сна, но тут меня терзают сомнения.

Один мой друг придерживается полифазного графика сна, чтобы повысить свою продуктивность. Это выглядит следующим образом:

• 3 часа ночью;

• 20 минут в 10:30;

• 20 минут в 14:30;

• 20 минут в 18:30.

Он утверждает, что это работает. Лично я не пробовал, так что ничего не могу сказать по поводу эффективности такой системы. Однако скоро я попробую, потому что пишу книгу о том, как сон влияет на производительность.

Как правило, нужно спать не менее семи часов каждую ночь. Постарайтесь выкроить двадцать минут, чтобы вздремнуть днем. Вы удивитесь, насколько свежими вы почувствуете себя после этого.

Если вы работаете полный рабочий день, вздремнуть днем вряд ли получится. Большинство работодателей не одобряют, когда их сотрудники спят за рабочим столом. Когда я работал в офисе, то использовал часть своего обеденного перерыва: садился в машину, ехал на полупустую стоянку, парковался под деревом и дремал.

Короткие двадцатиминутные перерывы на сон хороши тем, что их можно легко вписать в свой график. Все, что вам нужно, – это немного уединения.

Вы уже знакомы с многочисленными преимуществами регулярных физических упражнений для здоровья. Занятия спортом помогают контролировать вес, предотвращают заболевания сердца, инсульты и даже помогают не допустить развития диабета. Спорт также положительно влияет на сон, укрепляет сердце и легкие.

Вы, вероятно, также знаете, что регулярные физические упражнения приносят когнитивную пользу. Они улучшают настроение, снижают уровень стресса, улучшают память и даже могут замедлить снижение когнитивных способностей.

Не стоит удивляться тому, что регулярные тренировки повлияют и на производительность. Исследования показывают, что спорт значительно повышает уровень энергии, особенно при малоподвижном образе жизни. Вы когда-нибудь чувствовали себя измотанными после целого дня, проведенного за компьютером? По данным исследований, вас омолодят даже 15 минут физической активности, хотя бы такой простой, как ходьба.

Если вы чувствуете себя более энергичными, вы с большей вероятностью сможете сосредоточиться на время рабочих блоков. Ваш разум будет менее подвержен отвлекающим факторам, которые грозят перетянуть ваше внимание на себя. В результате вы успеете сделать больше.

Самая распространенная причина, по которой люди не занимаются спортом, – отсутствие времени, но это обычно не соответствует действительности. Решение не заниматься спортом редко связано со временем. Скорее, это вопрос приоритетов.

Вот пример из моей жизни.

Когда я покинул офис и занялся собственным бизнесом, я терял много времени. Я играл в видеоигры и проводил часы в местной кофейне. Я собирался с друзьями, которые были либо безработными, либо в отпуске, либо на пенсии. На эти вещи «требовалось» много времени, и я убедил себя, что у меня нет его на физические упражнения.

Но это была просто отмазка.

Я, конечно, мог бы утверждать, что и игры, и встречи были важны для снятия стресса, но это было бы неискренне. Правда в том, что я потратил впустую кучу времени, которое можно было бы использовать для улучшения здоровья.

Если вы не придерживаетесь регулярного расписания тренировок, задайте себе вопрос: это потому, что у вас действительно не хватает времени, или потому, что вы не придаете спорту первостепенное значение? Если вы тратите несколько часов в неделю на просмотр телевизора, прогулки с друзьями и «общение» в социальных сетях, то, скорее всего, дело во втором.

И это нормально. Главное, чтобы вы были честны с собой. Тогда, если вы цените продуктивность, сможете принять осознанное решение повысить ее с помощью регулярных упражнений.

Вот несколько предложений, которые могут помочь вам, если вы хотите заняться спортом на регулярной основе.

• Проконсультируйтесь с врачом. Врач оценит состояние вашего здоровья и переносимость физических нагрузок. Чем вы старше, тем это важнее. Обязательно поговорите с врачом, если у вас артрит, остеопороз или другое заболевание.

• Начинайте постепенно. Как только вы убедитесь, что вам нужно заниматься спортом, возникнет соблазн броситься во все тяжкие. Не поддавайтесь искушению. Начните с 15 минут легких упражнений, например бодрой ходьбы. По мере повышения выносливости и укрепления сердечно-сосудистой системы увеличивайте время тренировок.

• Выполняйте различные виды упражнений. Не фокусируйтесь только на кардио. Уделяйте время силовым тренировкам и упражнениям на гибкость.

• Не зацикливайтесь на спортзале. Слишком легко перенести занятия до того, как вы запишетесь в спортзал. Не откладывайте. Множество упражнений можно выполнять дома или в местном парке, а для прогулок вовсе не нужна беговая дорожка.

• Инвестируйте в тренажеры для дома. Я не большой поклонник тренажерных залов. Во-первых, они, как правило, дорогие. Во-вторых, они требуют, чтобы вы ездили туда и обратно. Это отнимает время, что снижает желание ходить в зал. В-третьих, спортзалы способствуют созданию социальной среды. Слишком легко потратить время на общение, когда нужно сосредоточиться на тренировке.

В ближайшем будущем я планирую написать подробное руководство, посвященное тому, как можно использовать питание и физические упражнения для повышения продуктивности. В нем этой теме будет уделено пристальное внимание, которого она заслуживает. А пока я призываю вас заняться здоровьем, чтобы вы могли концентрироваться и эффективно работать в отведенное время.

Кстати, о питании…

От того, какие продукты и напитки вы употребляете каждый день, во многом зависит ваша продуктивность. Ешьте правильную пищу, и вам будет легче придерживаться временных рамок и сосредоточиться на работе.

В этом случае, даже если вам удастся придерживаться временных блоков, вы будете работать медленнее и качество вашей работы пострадает.

Прежде чем вы начнете рыться на кухне и в кладовке и выбрасывать печенье, чипсы и конфеты, давайте поговорим о том, как еда влияет на ваши разум и тело.

Начнем с разума.

Когда вы что-то едите, уровень глюкозы в крови повышается. Эта глюкоза поглощается клетками тела и хранится для последующего использования. Значительная часть поступает в мозг и помогает работе мозга: влияет на память и ясность мышления, способность к обучению и на умение сосредоточиться.

Можете ли вы представить, как это может повлиять на вашу производительность? Вам нужна глюкоза, чтобы работать эффективно.

Вы можете получить глюкозу из нездоровой или здоровой пищи. Пончик или кусок пиццы доставят ее в кровь точно так же, как и сэндвич с ростбифом. Разница лишь в том, как эта глюкоза попадает в кровь.

Вы видели детей с «сахарным кайфом»? Они, подпитываемые глюкозой, бегают, как маньяки, в течение короткого периода времени, затем падают без сил и иногда засыпают. Таков эффект нездоровой пищи. Будучи взрослым, вы, надеюсь, не будете бегать по улицам, как маньяк, но вам будет трудно сосредоточиться, когда вас «накроет».

Когда вы едите здоровую пищу, глюкоза медленно поступает в кровь. Она дает мозгу энергию в течение гораздо более длительного времени. Результат? Вы сможете быстрее сконцентрироваться и завершить работу.

До сих пор мы говорили о том, как питание влияет на разум. Теперь давайте посмотрим, как оно влияет на тело.

Регулярное употребление нездоровой пищи ведет к накоплению жира в организме. Это не означает, что вы наберете вес. Некоторые люди постоянно питаются в основном нездоровой пищей. Вместо говядины, яиц и отборных овощей их рацион состоит из шоколадок, пиццы и мороженого, но они не набирают вес, потому что едят очень мало.

Вы наверняка слышали термин «скинни фэт». Им обозначают стройного человека, у которого большой процент жира в организме. Стройность не означает, что вы застрахованы от проблем со здоровьем, с которыми сталкиваются люди с избыточным весом. Избыток жира в организме может привести к проблемам с гормонами, особенно если вы женщина. Он также может нарушить работу печени и стать хранилищем для различных токсинов.

Эти проблемы определенно подорвут вашу способность продуктивно работать.

Большинство неправильно питающихся людей имеют лишний вес. Некоторые страдают клиническим ожирением. По сравнению с более здоровыми сверстниками они чаще сталкиваются с различными проблемами со здоровьем.

Например, люди с ожирением подвержены ишемической болезни сердца – это повышает риск сердечного приступа и инсульта. Кроме того, у них чаще развивается высокое кровяное давление и диабет второго типа. Исследования показывают, что ожирение может привести к ухудшению памяти, когнитивной дисфункции и проблемам с дыханием.

Это страшные последствия неправильного питания. Они могут серьезно подорвать ваши попытки повысить продуктивность. Когда вы чувствуете себя некомфортно, расфокусированы и испытываете боль, очень трудно сосредоточиться даже на короткий отрезок времени.

Итог: питайтесь правильно, чтобы оставаться в форме. Вы будете чувствовать себя лучше, у вас будет больше энергии, и вы сможете сосредоточиться на работе.

Однако соблюдение правильной диеты поможет вам лишь частично. Другая важнейшая часть пазла продуктивности – уровень стресса…

Стресс неизбежен – это нормальная реакция вашего мозга на угрозу. Чем больше вещей требуют вашего времени и внимания, тем больше стресса вы испытываете. Самое важное, что следует помнить – по крайней мере, в контексте вашей продуктивности, – способность держать стресс под контролем влияет на способность работать эффективно.

Большинство из нас может выдержать значительный стресс. Мы продолжаем работать, даже если ссоримся с супругом, злимся на детей или имеем дело с неприятным начальником.

И что в результате? Повышается уровень стресса, а затем снижается производительность труда. У некоторых постоянный сильный стресс вызывает серьезные проблемы со здоровьем, что еще больше сказывается на производительности.

Если стресс неизбежен, то как защитить мозг от передозировки?

Конечно, легче сказать, чем сделать. В конце концов, не можете же вы запретить людям требовать вашего времени?

Безусловно, вы можете.

Большая часть стресса, который вы испытываете ежедневно, вызвана тем, что вас кто-то отвлекает от дел. Каждый раз, когда кто-то прерывает ваш рабочий процесс, вам требуется 15–20 минут, чтобы вернуться в нужное русло. Это не только разрушает текущий временной блок, но и может заставить вас молча укорять себя за то, что позволили этому случиться. Вы также можете почувствовать враждебность к человеку, который вас прервал, особенно если вы пытаетесь уложиться в надвигающийся дедлайн.

Все это вызывает стресс. Хуже того, это происходит незаметно, так, что вы можете даже не осознавать, как это случилось.

О том, как можно ограничить количество отвлекающих факторов или даже полностью устранить их, мы говорили на четвертом шаге. Здесь нет необходимости повторяться. Достаточно сказать, что если вы снизите количество прерываний, то снизите и стресс.

Подумайте о других вещах, добавляющих стресс. Вот несколько примеров:

• Ваш начальник требует, чтобы вы поторопились с проектом.

• Ваш супруг сердится на вас, потому что вы забыли заправить машину.

• Вашего сына отстранили от занятий в школе, потому что он подрался с другим ребенком.

• Вы чувствуете вину за то, что недостаточно часто звоните родителям.

Вы можете контролировать уровень стресса, который вызывает каждая ситуация, а значит, можете повлиять на то, как они скажутся на продуктивности.

Предположим, начальник требует, чтобы вы уложились в неразумные сроки. Достаточно сообщить ему о других проектах, над которыми вы работаете, чтобы вам дали больше времени. Начальник может быть совершенно не в курсе других дел, которые вы выполняете.

Люди часто пытаются угодить начальству, боятся разочаровать его и тем самым навредить своей карьере. Но попытка соблюсти нереальные сроки – это верный рецепт высокого уровня стресса стресса, что гарантированно скажется на долгосрочной продуктивности. Что в конечном итоге повредит карьере.

Большинства мелких стрессовых ситуаций можно избежать, если проговорить ожидания и достичь договоренностей с заинтересованными сторонами. Разговор с супругом может поумерить его или ее гнев. Беседа с сыном о том, что драки – плохое решение проблем, поможет в будущем выбрать ему другой способ взаимодействия. А график звонков родителям – например, каждое воскресенье в 10:00 – облегчит чувство вины.

А как насчет более значимых событий, которые находятся вне вашего контроля? Вот несколько примеров:

• Семейный бюджет терпит крах из-за внезапной медицинской проблемы.

• Машина сломалась, оказалась в сервисе, и ей нужна новая трансмиссия.

• Любимый пес умер из-за скоротечной болезни.

• Дом ограбили.

Такие события ведут к сильному стрессу и могут помешать сосредоточиться и завершить работу.

Поэтому важно бороться со стрессом, иначе он истощит вас, сделает раздражительными, снизит творческий потенциал и даже приведет к депрессии. Вот несколько советов, как держать мозг в узде, когда жизнь бьет ключом – и все по голове:

• Ведите дневник стресса. Записывайте обстоятельства жизни и чувства, которые они вызывают.

• Выделите время для любимых занятий. Это может быть чтение, садоводство, посещение ресторана с супругом или вечер за настольными играми с детьми.

• Прогуляйтесь. Прогулка – один из самых терапевтических видов деятельности, которые могут быть полезны, когда вы находитесь в состоянии сильного стресса.

• Поговорите с супругом. Когда вы делитесь мыслями с супругом, многие стрессовые ситуации перестают казаться такими кризисными.

Вывод таков: высокий уровень стресса может серьезно подорвать вашу способность продуктивно работать. Вот почему важно принимать меры, чтобы держать стресс под контролем.

Теперь поговорим о постановке целей. Без четко сформулированных целей трудно понять, в правильном ли направлении движется работа, которую вы выполняете в отведенное время.

А если она не двигает вас в нужном направлении, то какой смысл ее делать?

Искусство постановки целей обычно считается незаслуженно простым. Большинство людей устремляются вперед, не задумываясь о том, какие цели им следует ставить и какие черты у правильной цели. А потом, спустя недели или месяцы, они удивляются, почему им не удалось достичь того, что они задумали.

Причина неудач обычно кроется в самой цели, а не в личных недостатках, которые мешают ее достичь.

Например, многие люди хотят похудеть. Подобная формулировка – это не хорошо продуманная цель. Ей не хватает конкретики, не ясно, как отслеживать прогресс, ведь если вы сбросили 200 граммов, то технически это уже соответствует цели. Более того, не понятно, достаточно ли убедительны причины этого желания, чтобы побудить человека к действию. Мы уже обсуждали важность определения убедительных причин на первом шаге.

Вот четыре признака, которыми должна обладать каждая цель, которую вы ставите перед собой:

1. Конкретность.

2. Легкость в отслеживании.

3. Соответствие желаемому образу жизни.

4. Реалистичность.

Предположим, вы писатель. Ваш доход в значительной степени зависит от ваших произведений. Поэтому вы хотите быть плодовитым писателем и быть больше похожим на Стивена Кинга, чем на Дж. Д. Сэлинджера.

Конкретность означает, что ваша цель должна быть точной. Например: «Написать 60 тысяч слов для моего романа за апрель».

Легкость в отслеживании означает возможность измерять прогресс. Например, в апреле тридцать дней. Следовательно, чтобы достичь своей цели, вы должны писать не менее двух тысяч слов в день.

Соответствие желаемому образу жизни означает, что достижение цели должно приблизить вас к той жизни, о которой вы мечтаете. Допустим, в настоящее время у вас есть работа на полный день, но вы хотите зарабатывать на жизнь своими романами. «Написать 60 тысяч слов для моего романа за апрель» делает вас на шаг ближе к тому, чтобы ваша жизнь выглядела так, как вы того хотите.

Реалистичность означает, что ваша цель должна быть достижимой. Предположим, вы работаете полный рабочий день, ухаживаете за больными родителями, а по выходным вы – волонтер в местной столовой. Скорее всего, вы не сможете писать по две тысячи слов в день. Такая цель для вас нереальна, или как минимум чрезмерно оптимистична, с учетом ваших обстоятельств.

Теперь, когда вы знаете критерии правильной цели, поставьте перед собой задачи, связанные с использованием метода временных блоков.

Продолжим наш предыдущий пример. Вы романист и хотите написать 60 тысяч слов для нового романа в течение апреля. Вы используете традиционную систему 25/5 (25 минут работы, 5 минут перерыва).

Если вы просто придерживались графика, это еще не значит, что вы достигли цели. К концу дня вы можете написать только 1500 слов, несмотря на то что придерживались режима 25/5 по времени.

Ниже я расскажу вам, как справиться с этой проблемой.

Решение заключается в том, чтобы поставить цель на месяц и работать в обратном направлении, ставя соответствующие цели на неделю и на день. В нашем примере у нас уже есть цель на месяц: написать 60 тысяч слов за апрель. Это означает 15 тысяч слов в неделю, что, в свою очередь, подразумевает 2143 слова в день. Поскольку в апреле 30 дней, мы округлим эту цифру до двух тысяч слов, чтобы было проще считать.

Допустим, за каждый временной блок вы можете написать 400 слов. Это означает, что у вас должно быть пять блоков каждый день, чтобы не сбиться с пути к цели.

Предположим, вы хотите взять выходной по воскресеньям. Вместо семи дней у вас будет только шесть дней в неделю, чтобы написать 15 тысяч слов. Получается, вам нужно писать не две тысячи, а две с половиной тысячи слов в день (15 000 делим на 6). При норме 400 слов за блок вам нужно будет семь временных блоков в день, чтобы сохранить прогресс.

Надеюсь, вы понимаете, насколько важно ставить цели, чтобы максимально эффективно использовать тайм-блокинг. Цели позволяют вам отслеживать прогресс независимо от того, когда нужно завершить проект: завтра или в следующем месяце (или даже в следующем году). Они необходимы для продуктивной работы.

Прежде чем завершить этот шаг, давайте вкратце поговорим об основных принципах отслеживания прогресса.

То, как вы будете отслеживать прогресс, зависит от типа работы. Если вы пишете романы, можно назначить себе ежедневное, еженедельное и ежемесячное количество слов. Если вы студент колледжа, возможно, вам захочется отслеживать время на учебу. Если вы домохозяйка, вам может потребоваться отмечать, какие действия и задачи вы выполняете ежедневно в отведенное время.

Мой любимый инструмент отслеживания – «Google Таблицы». Он не только бесплатный, но и облачный. Это значит, что у меня есть доступ к записям и их обновлению где угодно: дома, в кафе или у друга на его Mac.

Вас может удивить простота моих электронных таблиц. Писательство – бо́льшая часть моего бизнеса, поэтому я отслеживаю ежедневное количество слов. Вот пункты, которые я заполняю:

• дата;

• день недели;

• количество слов, написанных за день (внизу таблицы у меня автоматически подсчитывается итог);

• сколько слов в среднем было написано за один временной блок (значение получается расплывчатым, потому что у меня есть рабочие отрезки разной длины);

• количество временных блоков за день.

Вот и все. Эти пять пунктов данных дают мне много полезной информации. Они не только помогают мне не сбиться с пути к моим писательским целям, но и показывают области, которые требуют улучшения.

Например, по воскресеньям я обычно не напрягаюсь. Я могу выполнить 2–3 коротких временных блока, прежде чем закончить работу на сегодня. Обычно я пишу от 350 до 400 слов за 25 минут. Но несколько месяцев назад я заметил, что моя производительность значительно ниже во время воскресных рабочих отрезков. В каждый из них я писал меньше 250 слов. Моя таблица для отслеживания прогресса выявила эту проблему. Простого осознания хватило, чтобы подстегнуть меня работать быстрее.

Вот почему так важно отслеживать прогресс.

В этом шаге мы рассмотрели множество идей, и время, которое мы потратили на это, того стоило.

Их корректировка может стать основой для значительного повышения продуктивности. Кроме того, если вы будете ставить перед собой цели и отслеживать прогресс, вы будете постоянно двигаться вперед к их достижению.

В следующем шаге мы рассмотрим часто игнорируемый, но критически важный аспект в достижении максимальной продуктивности: предотвращение выгорания.

Последовательные и взвешенные шаги к четко поставленной цели обеспечивают поступательное движение вперед и сводят к минимуму вероятность выгорания.

Когда-то считалось, что выгорание – это результат стресса. Эксперты считали, что постоянно растущий уровень стресса в жизни человека в конечном итоге приводит к тому, что ему становится все равно на его работу.

Сегодня исследователи не склонны списывать выгорание только на стресс. Теперь они связывают это состояние со множеством факторов.

На работе к выгоранию может вести недостаточное вознаграждение, отсутствие контроля и однообразие задач, а дома – недостаточный сон, неправильное питание и отсутствие значимых отношений.

Некоторые люди более склонны к выгоранию, чем другие, в силу определенных личностных качеств. Например, люди с поведением типа А[3] часто доводят себя до психического и физического истощения, поскольку постоянно находятся «в движении». Перфекционисты доводят себя до истощения, тратя огромное количество времени на доведение до совершенства результата любой своей деятельности. Хронический пессимизм также ассоциирован с выгоранием.

При выгорании трудно оставаться продуктивным, даже если вы тщательно придерживаетесь временных блоков.

Уровень энергии резко падает, и вы становитесь вялым. Страдает иммунная система, что повышает риск заболеваний. Снижается желание проводить время с друзьями и членами семьи. Чем чаще и дольше вы проводите время в одиночестве, тем больше усиливается пессимизм и мрачнее становятся мысли.

И даже если вам удастся проработать 25 минут (или ту продолжительность, которую вы выбрали), вы не сможете сосредоточиться на работе. Вам потребуется больше времени на выполнение любой задачи. Если вы ведете блог и обычно на написание и редактирование одной статьи у вас уходит четыре временных блока, то при выгорании может потребоваться пять или шесть таких блоков.

Оно снижает продуктивность до тех пор, пока вы не начнете активно что-то с этим делать. Сейчас мы рассмотрим несколько способов, как можно справиться с ним. Для начала давайте поговорим о различиях между стрессом и выгоранием.

Из-за того, что раньше в психологии выгорание почти всегда считалось следствием стресса, многие люди до сих пор уверены, что эти два явления неразрывно связаны. Некоторые даже считают, что это одно и то же: по их мнению, выгорание – это крайняя форма стресса.

Такое заблуждение размывает представление об основных причинах выгорания, а это, в свою очередь, мешает пострадавшему человеку выявить и устранить их. Вот почему стоит провести несколько различий между стрессом и выгоранием.

Человек в состоянии стресса постоянно ощущает необходимость что-то делать. Например, он беспокоится о трудновыполнимых сроках, которые висят над ним дамокловым мечом.

Когда человек испытывает стресс, он ощущает беспокойство. Нервозность побуждает к действию, даже если он не уверен в необходимости этого действия. Когда человек выгорает, ему не хватает энергии, а значит, и мотивации к действию.

Хотя стресс – это психологическая реакция на раздражители, большинство его последствий носят физический характер. Наиболее распространенные побочные эффекты стресса – это проблемы с пищеварением, кожные заболевания и повышенная подверженность болезням сердца.

Вы чувствуете себя апатичными и беспомощными. Вам не хватает мотивации и удовольствия от работы. У вас формируется пессимистичный взгляд на вещи. А поскольку работа страдает, вы испытываете грызущее чувство неудовлетворенности и провала.

Если вы придерживаетесь системы тайм-блокинга, вышеперечисленное представляет для вас серьезную проблему. Итак, давайте рассмотрим, как избежать выгорания и оставаться вовлеченными в работу.

На шестом шаге мы поговорили о том, как сон, спорт и правильное питание помогают эффективно использовать метод временных блоков в долгосрочной перспективе. В совокупности они также помогают предотвратить выгорание.

Вам необходимо достаточно спать каждую ночь, чтобы справиться с проблемами, с которыми вы столкнетесь на следующий день.

Вам нужно регулярно заниматься спортом, чтобы держать уровень стресса под контролем, не говоря уже о том, чтобы оставаться в форме.

Вам необходимо питаться полезной пищей, чтобы дать мозгу энергию, необходимую для длительной концентрации без умственной усталости. Здоровое питание также поможет вам избежать газов, вздутия, запоров и дискомфорта в животе, с которыми ежедневно сталкивается большинство людей по всему миру.

Если вы устали, апатичны и страдаете от проблем с кишечником, вы будете гораздо сильнее подвержены выгоранию, чем если бы вы были хорошо отдохнувшими, энергичными и не испытывали проблем с желудочно-кишечным трактом.

Ранее я говорил, что люди с личностью типа А более склонны к выгоранию, потому что они постоянно находятся в движении. Они всегда «при деле» и не дают себе времени на отдых, так как им нужно постоянно работать.

Такая психология вполне объяснима. Заманчиво продолжать работать, когда вы чувствуете, что поймали свою волну. Вы не хотите бросать работу, потому что потеряете набранный ход.

Как? В конце концов вы достигнете точки умственного и физического истощения, как и человек с личностью типа А. Это и есть выгорание. Избежать этой проблемы можно, составив график работы на каждый день.

Время от времени вы будете оказываться в ситуации, когда нужно работать дольше, чем предполагалось, чтобы уложиться в срок. Это проблема планирования. Вы либо потратили впустую время, которое следовало посвятить выполнению поставленной задачи, либо недооценили количество времени, которое требуется для ее выполнения.

В любом случае важно выяснить, почему возникла проблема, а затем принять меры, чтобы предотвратить ее повторение в будущем.

Кажется, что пять минут перерыва между 25-минутными рабочими отрезками (продолжительность, обычно используемая энтузиастами) пролетят слишком быстро, чтобы сделать что-то стоящее. Но вы будете удивлены разнообразием полезных занятий, которые можно выполнить за несколько минут. Я приведу вам длинный список на восьмом шаге.

Сейчас давайте сосредоточимся на «настоящих» перерывах. Возможно, вы помните мой модифицированный график тайм-блокинга из третьего шага. Вот он, чтобы вам не пришлось листать назад и искать:

• 50 минут работы;

∘ 10 минут перерыва;

• 50 минут работы;

∘ 10 минут перерыва;

• 50 минут работы;

∘ 40 минут перерыва;

• 50 минут работы;

∘ 10 минут перерыва;

• 50 минут работы;

∘ 20 минут перерыва;

• 50 минут работы;

∘ На сегодня все!

Десять минут – это тоже немного. Такой перерыв необходим после пятидесяти минут работы на полных парах, но и его я не считаю «настоящим» перерывом, а так выгорание не предотвратить.

Однако посмотрите на сорокаминутный перерыв, которым я вознаграждаю себя после третьего рабочего отрезка. Это настоящий перерыв. Я использую его, чтобы поесть, вздремнуть или насладиться долгой прогулкой. Иногда я забегаю в местную кофейню, чтобы по-быстрому выпить американо со льдом.

Дело в том, что более длительный перерыв дает моему мозгу возможность разгрузиться, а это очень важно, если мы хотим избежать выгорания. Мозгу нужно время, чтобы отдохнуть и восстановиться.

Какой урок мы должны извлечь? Не пытайтесь продержаться весь день на пятиминутных паузах. Дайте мозгу возможность подзарядиться.

Слово «отпуск», вероятно, вызывает в воображении образ отдыха на чистейшем пляже – желательно на Карибах, – где люди приносят вам вкусные напитки с зонтиками. За этими образами может последовать мысль: «У меня нет ни времени, ни денег, чтобы поехать в двухнедельный отпуск на Карибы прямо сейчас!»

И вот идея зачахла на корню.

Не обязательно покупать билеты на самолет, бронировать номера в отелях и тратить тысячи долларов. Это может быть просто выходной день с семьей или ночь в причудливой гостинице с супругом.

Если у вас есть время и средства, чтобы все отменить на две недели и отдохнуть на Карибах, – дерзайте! Но это излишне, если вы хотите просто предотвратить выгорание. Отпуск всего на 1–2 дня может сотворить чудеса с вашей продуктивностью и психическим здоровьем.

С одной стороны, цели указывают вам направление. Вы можете разработать план действий, только если знаете, куда хотите попасть. Независимо от того, какие цели вы ставите перед собой – карьерные, финансовые или семейные, – они помогут запланировать будущее.

В то же время плохо сформулированные цели приносят больше вреда, чем пользы. Они не только разрушают уверенность в себе, но и саботируют наши усилия по созданию желаемого будущего.

Предположим, вы хотите зарабатывать на жизнь писательством. Вы решили написать и выпустить шесть толстых романов в следующем году. Если у вас есть работа на полную ставку и несколько детей, эта цель, скорее всего, окажется нереальной (хотя и не невозможной). Однако погоня за ней приведет к выгоранию.

Убедитесь, что каждая поставленная вами цель достижима в отведенные для нее сроки. Это поможет не сбиться с курса и избежать разочарования и стресса, которыми обычно сопровождаются нереалистичные цели.

Планшеты, смартфоны, электронные книги и даже ваш громоздкий домашний компьютер… Если вы похожи на меня, гаджеты делают вашу жизнь лучше. Они позволяют вам проводить исследования для проектов ваших клиентов. Они дают вам множество способов – звонки, сообщения, электронная почта и т. д. – для общения с друзьями, родственниками и знакомыми. Или, если хочется тишины, позволяют устроиться на диване и погрузиться в чтение романа.

Технологии стали неотъемлемой частью нашей жизни. Единственный способ полностью отказаться от их использования – жить вдали от интернета, но этот вариант не слишком привлекателен. Мало кто из нас хотел бы прожить жизнь без гаджетов.

Несмотря на все это, важно иногда отключаться от Сети: выключите телефон, захлопните крышку ноутбука и отложите планшет – устройте себе мини-отпуск от гаджетов.

Почему? Потому что в технологиях можно утонуть. Вы начинаете слишком зависеть от Сети, и это мешает вашей продуктивности. Хуже того, не всегда легко определить, как это происходит.

Исследователи утверждают, что непрерывное использование гаджетов чревато следующими побочными эффектами:

• повышение уровня стресса;

• потеря продуктивности из-за многозадачности;

• ухудшение сна;

• повышение риска депрессии;

• зависимость от интернета;

• утрата навыков межличностного общения.

Сделайте себе одолжение. Отключитесь от Сети. Необязательно надолго или полностью отказываться от использования гаджетов.

Поначалу это немного пугает, особенно если вы привыкли весь день переписываться, отвечать на звонки и постоянно проверять электронную почту. Но как только вы прокачаете эту «мышцу», то поймете, что отказ от гаджетов приносит удивительную пользу. Он поможет вам повысить продуктивность.

Вы будете более вовлеченным каждый раз, когда будете садиться за работу, чтобы завершить временной блок.

Время, проведенное с семьей и друзьями, обладает терапевтическим эффектом. Оно помогает снять стресс, улучшить самооценку и придать вам чувство индивидуальности. Ваша семья и друзья – это те люди, которые, скорее всего, окажутся на вашей стороне в тяжелый период жизни. Именно они поддержат вас, когда вы почувствуете усталость и апатию, и помогут справиться с ними.

И все же: как часто вы отказываетесь от общения с близкими людьми? Если вы похожи на меня, то делаете это чаще, чем можете найти себе оправдание. Иногда вы хотите успеть сделать побольше работы, в других случаях – расслабиться после тяжелого рабочего дня. День отнял у вас много душевных и даже физических сил. Вы предпочитаете смотреть любимые сериалы на Netflix, а не проводить время в общении с близкими.

Позже вы будете корить себя за неправильный выбор. Даже лучший эпизод «Ходячих мертвецов» не сравнится с радостью от общения с любимыми людьми.

Более того, хватайтесь за нее. Вы увидите, что потраченное время не только укрепит ваши отношения, но и даст вашему мозгу возможность подзарядиться.

Скучная работа – самая тяжелая из всех. Она же – известная убийца продуктивности.

Огромное количество исследований показывает: когда сотрудникам скучно, они теряют интерес к работе. Из-за этого они чаще ошибаются, хуже и менее продуктивно работают.

Не нужно говорить вам, что эти вещи могут оказать катастрофическое влияние на использование тайм-блокинга. Если вы апатичны, несчастны и подавлены, метод временных блоков не спасет рабочий процесс.

Как же не дать скуке завладеть разумом? Вносите разнообразие в свой день.

Вернемся к примеру с писателем. Целый день за работой над одним конкретным романом может казаться монотонным. Почему бы не отложить роман в сторону и не написать короткий рассказ, который вы давно задумали? Или заняться авторской платформой: написать статью в блог, обновить соцсети или спланировать рассылку электронных писем.

Такой подход даст вашему мозгу возможность поработать над чем-то новым. Вы будете чувствовать себя более вовлеченными, а значит, и работать продуктивнее.

Это одна из лучших привычек, которые я выработал в жизни. Готовность говорить «нет», когда другие просят у меня времени и внимания, важна для меня по двум причинам (готов поспорить, вы согласны с обеими).

Во-первых, когда я говорю «нет», у меня появляется больше времени.

Я могу сделать больше работы, провести время с любимыми людьми или почитать хорошую книгу.

Во-вторых, когда я говорю «нет», это как бы тренирует других людей и формирует их ожидания. В результате они с меньшей вероятностью обратятся ко мне за помощью.

Это может показаться подлым. Но вот что я понял:

Позвольте мне привести пример. Когда я учился в колледже, то водил пикап. Друзья – и даже малознакомые люди – постоянно просили меня помочь перевезти вещи. Переезд занимает много времени. Кроме того, это тяжелый труд, к которому я по природе своей не склонен. Но я соглашался, потому что считал это правильным.

Я был не прав.

Если поставить на крыльцо миску с молоком для бездомного кота, это гарантирует, что он будет заходить и дальше. Так и предложение своего пикапа и труда гарантировало, что я буду постоянно получать просьбы о помощи.

Поэтому я научился отказывать.

Поначалу было трудно. Мне пришлось бороться с ожиданиями, которые установил ранее, когда говорил «да». Но в конце концов на смену старым ожиданиям пришли новые: «Деймон не поможет тебе переехать». Так что не стоит его и просить.

Догадываетесь, каков был результат? Меня стали просить все реже и реже. А потом совсем перестали.

Миссия выполнена. У меня появилось больше времени на учебу (помните, в то время я учился в колледже), общение с друзьями и создание бизнеса. Я стал более продуктивным, а значит, и более счастливым.

Вы обнаружите, что четкие границы снижают стресс, предотвращают выгорание и в конечном итоге улучшают жизнь.

Вы вернете себе контроль над самым ценным активом в вашем распоряжении – временем.

Эта часть руководства получилась насыщенной по уважительной причине. Нам нужно было поговорить о множестве важных вещей – все это поможет избежать выгорания при использовании метода временных блоков. Я гарантирую, что если вы прислушаетесь ко всем рекомендациям, то станете намного продуктивнее.

На восьмом шаге мы сменим тему и обсудим, чем вы можете заняться в перерывах. О многом я вам уже рассказал. Однако некоторые вещи могут вас удивить.

Пяти минут перерыва более чем достаточно, чтобы выполнить небольшие задачи, которые захламляют ваш список дел.

Вы упорно трудились 25 минут и готовы сделать небольшой перерыв. Проблема в том, что традиционный тайм-блокинг дает вам всего пять минут, а за это время можно сделать не так уж много вещей, правильно?

Неправильно.

Существует огромное количество задач, которыми вы можете заняться во время коротких перерывов. Главное – провести мозговой штурм и составить список заранее. Так вы сможете не тратить драгоценные минуты на то, чтобы придумать, чем заняться, а вместо этого сразу приступите к делу и используете перерывы с максимальной пользой.

Этот шаг будет относительно коротким (в отличие от седьмого шага). Мы пройдемся по многим простым вещам, которые укладываются в пятиминутные перерывы. Список таких дел лежит рядом с моим рабочим местом. Просмотрите их и в свой список добавьте те, которые, по вашему мнению, могут понравиться вам.

Большинство занятий, перечисленных ниже, предназначены для тех, кто работает дома. Стоит также отметить, что речь идет о небольших задачах. Вы не сможете подстричь лужайку перед домом или закупить продукты на неделю. Но вы сможете выполнить любое из перечисленных ниже дел.

До сих пор мы говорили о занятиях, которые хорошо подходят для пятиминутных перерывов. Все они могут быть выполнены без опасения случайно затянуть паузу в работе. Теперь давайте поговорим о том, от чего лучше воздержаться – по крайней мере, до тех пор, пока в вашем распоряжении не появится больше времени.

Не проверяйте электронную почту. Этот процесс затягивает. Вы можете решить потратить пять минут на ответы клиентам, друзьям и родственникам, а потом обнаружить, что прошло уже целых двадцать. Дождитесь обеденного перерыва или конца рабочего дня, чтобы ответить на электронные письма.

Социальные сети еще более соблазнительны, чем электронная почта. Вы наверняка не раз убедились на собственном опыте, что они негативно влияют на продуктивность и сбивают график временных блоков. Оставьте их на потом.

YouTube может стать огромной проблемой для тех, кто отличается любопытством. Если я послушаю хоть одну песню ZZ Top, можете быть уверены, что я просмотрю их альбомы и концерты, а может быть, даже прочту посвященную им статью в Википедии. YouTube для меня как наркотик. Если у вас такая же ситуация, я настоятельно рекомендую избегать этого сайта во время ваших пятиминутных перерывов.

Новостные сайты так же плохи, как и YouTube. Заголовки специально составлены так, чтобы заставить вас кликнуть и прочитать статью. Затем сбоку страницы вы увидите кучу других заманчивых заголовков. Это похоже на падение в кроличью нору. Оставьте новости на потом, а еще лучше – сядьте на низкоинформационную диету и вообще их не читайте. Когда в последний раз вы читали новость, которая действительно сделала вашу жизнь лучше?

Не перезванивайте, если у вас был пропущенный. Легко попасть в западню разговора, который продлит ваш короткий перерыв. Помните, что только у вас есть стимул беречь время. Отважно защищайте его.

Подумайте дважды, прежде чем идти на любимые блоги и форумы. Если вы планируете просто прочитать короткую заметку, все в порядке. Но если вы собираетесь оставить комментарий или написать ответ, вы напрашиваетесь на неприятности. Вы не хуже меня знаете, что, если кто-то не согласится с вашим комментарием или ответом, у вас возникнет соблазн защищаться. Это естественно. Но это еще и огромная трата времени.

Я говорю по своему опыту.

Избегайте занятий, требующих глубоких и напряженных размышлений. Перерывы предназначены для того, чтобы дать вашему разуму отдохнуть. Таким образом вы сможете вернуться к работе с чувством морального обновления и готовым завершить очередной отрезок времени. Если вы будете напряженно работать над сложной проблемой, ваш мозг никогда не получит необходимого перерыва. Оставьте тяжелые размышления на вечер, после того как выключите компьютер.

Помните, я говорил, что восьмой шаг будет коротким? Видимо, я солгал. В итоге он получился гораздо длиннее, чем я предполагал. Приношу извинения. Плюс в том, что теперь у вас есть длинный список занятий, которыми вы можете заниматься в перерывах между временными блоками. Если вам не хватает идей, воспользуйтесь теми, которые я написал выше.

В следующем шаге мы рассмотрим инструменты, которые помогут вам извлечь еще больше пользы из метода временных блоков.

Существует множество приложений для телефона, программ и сервисов, которые помогут вам эффективнее использовать метод временных блоков.

Когда речь заходит о гаджетах и приложениях, я ретроград и предпочитаю простой телефон смартфону. Я предпочитаю бумагу и ручку бесчисленным онлайн-приложениям, которые предлагают мне помощь в организации моего времени, мыслей и проектов. И я предпочитаю старомодный таймер онлайн-таймеру, чтобы не отвлекаться во время блока.

При этом я понимаю, что выступать против использования технологий в тайм-блокинге – это все равно что сражаться с ветряными мельницами. Существует бесчисленное множество приложений и инструментов для повышения продуктивности, и их число, похоже, растет в геометрической прогрессии. Вот почему на этом шаге я расскажу о нескольких из них.

Вы заметите, что многие из инструментов, о которых я расскажу ниже, делают одно и то же, но имеют разный интерфейс и визуал. Некоторые из них предлагают полезные дополнительные возможности. Я постараюсь рассказать о наиболее важных особенностях каждого из них, чтобы вы могли выбрать те инструменты, которые лучше всего подходят для вашего рабочего процесса и стиля.

Для начала давайте сделаем пару оговорок.

Чтобы получить к нему доступ, зайдите на сайт Google.com и введите запрос «таймер 25 минут». В верхней части результатов поиска Google отобразит таймер с 25 минутами на часах. Он начнет отсчет автоматически.

Я люблю таймер от Google по нескольким причинам. Во-первых, он бесплатный. Во-вторых, он не требует установки приложения; вы можете использовать его прямо через браузер на сайте Google.com. В-третьих, это идеальное дополнение к тайм-блокингу, когда вы не дома, – по крайней мере, для меня.

Я часто работаю в таких кофейнях, как Starbucks и It’s A Grind (местная сеть, расположенная в Южной Калифорнии). В такой обстановке старомодный кухонный таймер неуместен, так как он будет мешать окружающим. Таймер Google – отличная альтернатива. Во время работы я обычно слушаю инструментальную музыку через ноутбук, поэтому у меня всегда в ушах наушники. Сигнал таймера Google достаточно громкий, чтобы пробиться сквозь музыку, но при этом не слишком навязчивый.

Для меня это идеальный вариант. Кстати, я упоминал, что он бесплатный?

Требования: работает через браузер.

Бесплатное онлайн-приложение Marinara Timer создано для тех, кто использует метод временных блоков. Его не нужно скачивать или устанавливать – просто зайдите на сайт MarinaraTimer.com.

В нем предусмотрено три режима. Первый поддерживает традиционный подход к тайм-блокингу: 25 минут работы с последующим пятиминутным перерывом. После четвертого отрезка времени приложение дает вам пятнадцатиминутный перерыв.

Второй режим, называемый «Маринара», позволяет настраивать временные интервалы. Вы можете назначить разное время для каждой сессии, работы или перерыва. Я рекомендую использовать именно этот режим, поскольку вы можете персонализировать временные отрезки так, чтобы они дополняли ваш рабочий процесс.

Третий режим, или «Кухонный таймер», не требует пояснений. По сути, вы выбираете промежуток времени, и таймер начинает обратный отсчет, подобно таймеру Google (см. выше). Он отлично подходит для тайм-боксинга, но менее приспособлен для тайм-блокинга.

Требования: работает через браузер.

Выше я вкратце рассказал о приложении Remember The Milk, но стоит остановиться на некоторых его особенностях, которые имеют отношение к методу временных блоков.

Это мощное и универсальное решение, которое предлагает множество полезных функций. При этом оно еще и простое в использовании – огромное преимущество, в моем понимании.

Что же умеет RTM? Если вы приверженец принципа Getting Things Done (GTD), вам понравится, что приложение поддерживает неограниченное количество списков. Для удобства списки можно помечать, сортировать по важности, создавать вкладки. Задачам можно ставить сроки выполнения или оставлять без дат. Еще можно запланировать регулярные дела, например оплату счетов за кабельное телевидение.

Конечно, оно умеет гораздо больше. Посетите сайт RememberTheMilk.com, чтобы убедиться в этом.

Доступ к RTM бесплатный, но есть уровень Pro (25 долларов в год на момент написания книги) со множеством дополнительных функций. Однако рекомендую сначала использовать бесплатную версию.

Требования: работает через браузер. Также интегрируется со смартфоном или планшетом (Android или Mac/iOS).

Существует много приложений, которые блокируют доступ к сайтам, чтобы вы не отвлекались во время работы. Расширение Stay Focusеd основано на том же принципе, но дает большую свободу действий по использованию времени.

Создатели приложения исходили из того, что у вас есть ряд непродуктивных задач, которые вы выполняете с удовольствием, – в идеале вы должны ими заниматься во время перерывов или после работы. Но если вы склонны отвлекаться на них, Stay Focusеd поможет вам не сбиться с пути.

В качестве альтернативы можно выбрать блокировку всех сайтов, кроме тех, которые вы добавили в список «Разрешенные сайты». Затем вы устанавливаете ограничение на время, которое можете провести на этих сайтах в течение одного дня.

Таймер начнет отсчет либо сразу, либо в выбранное вами время. Как только время истечет, Stay Focused заблокирует вам доступ.

При использовании таких приложений очень легко схитрить: зайти в настройки и отключить расширение, тем самым сняв все ограничения. Вы сможете снова посещать заблокированные сайты и игнорировать работу. Разработчики Stay Focused предусмотрели опцию Nuclear Option для решения этой проблемы. Если ее активировать, она скроет расширение в браузере (Chrome) и вы не сможете зайти на страницу настроек в тот же день и отключить его.

Расширение Stay Focused бесплатное и устанавливается из интернет-магазина Chrome.

Требования: браузер Chrome. Работает на Windows, Mac OS или Chrome OS (на хромбуках).

Toodledo – идеальное дополнение к системе Getting Things Done, мощнейший онлайн-инструмент для управления задачами. Вы можете создавать списки дел, определять приоритетность пунктов этих списков и делиться ими с другими. Планировать задачи, устанавливать напоминания, в настраиваемом календаре просматривать все, что вам нужно сделать, набрасывать проекты, делать заметки и следить за ходом работы – все это можно делать с помощью простого в использовании интерфейса.

И это только основное. Toodledo может делать массу полезных вещей, многие из которых придутся вам по душе, если вы поклонник GTD и любите использовать онлайн-инструменты для повышения продуктивности. Мой друг использует Toodledo уже много лет и обожает его. Но, признаюсь, он потерял меня, пока описывал перечень функций, которые это приложение предлагает (не забывайте, я предпочитаю кухонный таймер и ручку с бумагой).

Toodledo – это приложение класса фримиум, то есть вы можете пользоваться им бесплатно или ежемесячно платить за премиум-версию, чтобы получить доступ ко множеству дополнительных функций. Отменить подписку можно в любой момент.

Доступ – на сайте Toodledo.com.

Требования: работает через браузер. Также интегрируется со смартфоном или планшетом (Android или Mac/iOS).

Еще одно приложение, которое понравится любителям GTD. IQTell призвано помочь вам быть более продуктивным и одновременно держать под контролем входящие сообщения электронной почты. То, как оно справляется с этой задачей, впечатляет даже таких ретроградов, как я.

Во-первых, IQTell может получать входящую электронную почту из нескольких сервисов и отображать ее единым списком. Предположим, у вас есть учетная запись Gmail для личного пользования, рабочая учетная запись электронной почты и учетная запись электронной почты Yahoo для торговых предложений. IQTell может объединить их в собственном интерфейсе, что позволит вам легко обрабатывать всю электронную почту в одном месте.

Во-вторых, вы можете создавать неограниченные списки дел, устанавливать напоминания, этапы и сроки выполнения задач, а также ставить теги для лучшей организации. IQTell интегрируется с Evernote (одним из моих любимых инструментов, о котором мы поговорим позже).

В этом приложении есть много интересного. Хотя я и не большой поклонник GTD, меня тянет попробовать его. Как и Toodledo, это фримиум – регистрируете бесплатный аккаунт, а после, чтобы воспользоваться дополнительными функциями, улучшаете его. Обратите внимание, что синхронизация между учетными записями электронной почты, календарями и списками контактов хоть и доступна в бесплатном аккаунте, но только в течение 60 дней (на момент написания книги). По истечении этого срока, если вы не улучшите аккаунт, функция синхронизации пропадат.

Зайдите на сайт IQTell.com.

Требования: работает через браузер. Также интегрируется со смартфоном или планшетом (Android или Mac/iOS).

Omni Focus – еще одно приложение, вдохновленное GTD, которое помогает управлять списками дел. Оно призвано поддерживать порядок в жизни.

Хотя его задача относительно проста, претворить ее в жизнь довольно сложно. Omni Focus пытается разделить задачи, относящиеся к разным областям вашей жизни, и помочь вам управлять ими, не теряясь в деталях. Это достойная цель.

В каждой области можно создавать проекты и задачи. Визуальное представление этих проектов и задач похоже на организационную схему Evernote. Есть фильтры для списков, которые позволяют выделить приоритетные в текущее время задачи, а также функция определения местоположения, которая уведомляет вас о задачах, связанных с магазинами и другими объектами, находящимися поблизости.

Omni Focus разработан для Mac-гаджетов, поэтому доступен только на iPhone, iPad или Macbook Air или Pro (или любом другом компьютере Mac). К сожалению, приложение не бесплатное. Цена варьируется в зависимости от устройства. Самый недорогой вариант – для iPhone. Версия для iPad стоит немного дороже. Версии для Mac – Standard и Pro – еще дороже.

Качайте Omni Focus с сайта Omnigroup.com или из магазина приложений iTunes.

Требования: Mac OS (iPhone, iPad и т. д.).

Если у вас есть iPhone или iPad и вы ищете приложение, которое делает гораздо больше, чем простой таймер обратного отсчета, вам понравится Pomio. Помимо таймера, оно позволяет создавать проекты и списки дел, выделять элементы цветом и создавать временные отрезки для каждой задачи (или группы задач).

Pomio не заставляет вас использовать традиционный 25-минутный рабочий отрезок. Вы можете выставить его на любой желаемый промежуток времени, а также настроить продолжительность перерывов. Это огромное преимущество, если вы следуете модифицированному графику, как я рекомендовал на третьем шаге.

В Pomio есть инструменты отслеживания. Например, вы можете сразу узнать, сколько временных отрезков вы выполнили за определенный период. Это покажет, нужно ли вам каждый день уделять больше времени работе – например, добавить дополнительный рабочий отрезок, – чтобы успеть сделать все дела.

Pomio – платное приложение. Оно стоит 2,99 доллара (иногда предлагается со скидкой). Загрузите его из магазина приложений iTunes.

Требования: Mac iOS (iPhone или iPad).

Приложение Promodoro предназначено для владельцев iPhone и iPad. Им легко пользоваться благодаря интуитивно понятному интерфейсу. Достаточно настроить время, в течение которого вы бы хотели работать не отвлекаясь, а также продолжительность перерывов, и Promodoro звуковым сигналом оповестит вас об окончании блоков и пауз (эту функцию можно отключить), даже если вы выключите телефон или планшет.

Приложение также будет отслеживать временные отрезки, чтобы вы могли оценить прогресс и сопоставить его с базовым уровнем.

На момент написания книги Promodoro стоит 0,99 доллара. Загрузите его из магазина приложений iTunes.

Требования: Mac iOS (iPhone или iPad).

Первое, что вы заметите в Focus Time, – это красивый, отполированный интерфейс. Яркие визуальные эффекты и яркие цвета – желтый, красный, зеленый – отражают прогресс в течение отрезка времени. Кроме того, прямо под интерфейсом обратного отсчета отображается количество временных отрезков, которые были выполнены в течение дня. Это гораздо больше, чем просто таймер обратного отсчета.

Focus Time позволяет гибко настраивать рабочие отрезки и перерывы в соответствии с рабочим процессом. Кроме того, можно выбрать один из коллекции звуковых сигналов, оповещающих вас о завершении временного отрезка.

Focus Time стоит 4,99 доллара (на момент написания книги). Загрузите его из магазина приложений iTunes.

Небольшое замечание: не путайте это приложение с приложением It’s Focus Time! Последнее – это другой продукт. Оно давно не обновлялось, и поэтому я решил не включать его в этот список.

Требования: Mac iOS (iPhone или iPad).

Бесплатное приложение, разработанное под Android. Pomodroido не претендует на звание самого универсального инструмента по управлению временем и продуктивностью. Это простое приложение, которое поможет вам придерживаться традиционного режима работы: 25 минут работы, 5 минут перерыва.

К сожалению, разработка застопорилась. Но учитывая, что приложение бесплатное, простое и доступно для пользователей Android, я решил, что его стоит включить в список. Улучшенная версия доступна за 2,99 доллара, но, похоже, у нее нет каких-то преимуществ по сравнению с бесплатной версией. Если вы хотите вознаградить разработчика за создание приложения, покупка платной версии – отличный способ сделать это.

Загрузите любую версию из магазина Google Play.

Требования: телефон или планшет на базе Android.

Как следует из названия, PomodoroApp – это еще один инструмент, который призван помочь вам сосредоточиться и работать продуктивно в течение рабочего дня. Он не только включает в себя настраиваемый таймер, но и предлагает несколько вариантов уведомлений. Кроме того, вы можете создавать календари, которые позволят посмотреть на проекты и задачи с высоты птичьего полета. Визуально привлекательные графики покажут, сколько временных блоков вы выполнили за день.

PomodoroApp – это фримиум-приложение. Версия «Лайт» доступна бесплатно. Профессиональная версия доступна за небольшую ежемесячную плату (1,99 доллара в месяц). Если вы ведете бизнес с несколькими сотрудниками, вы можете выбрать версию «Компания». Она предлагает больше возможностей, но и ежемесячная плата за нее гораздо выше (49 долларов в месяц).

Несколько оговорок.

Во-первых, разработчики отметили, что они изменили название своего приложения на TeamViz из-за юридических проблем. Этот процесс ребрендинга все еще продолжается. По этой причине я использую первоначальное название приложения.

Во-вторых, есть еще одно приложение под названием PomodoroApp, которое доступно в магазине приложений iTunes. Насколько я могу судить, оно не имеет никакого отношения к инструменту, созданному разработчиками TeamViz. Замечания, которые я сделал выше, относятся исключительно к инструменту TeamViz.

Скачайте приложение PomodoroApp/TeamViz с сайта TeamViz.com, из магазина приложений iTunes или магазина Google Play.

Требования: интегрируется с вашим смартфоном или планшетом (Android или Mac/iOS).

На случай, если понадобится еще один инструмент для управления временем на Mac, позвольте представить вам Eggscellent. Это красиво оформленный таймер и менеджер списков дел, при этом он позволяет синхронизировать и интегрировать ваш аккаунт Omni Focus (об Omni Focus я рассказывал выше).

Как уже говорилось выше, особенность, которая выделяет Eggscellent, – это визуал. Когда вы запускаете приложение, на экране появляется зеленый помидор. Пока таймер тикает, помидор постепенно зреет. К концу установленного отрезка времени красный плод падает с ветки.

Видно, что разработчики приложили немало усилий для создания приложения. Такой подход окупился. Если вы любите визуальные эффекты, вам понравится этот инструмент.

Загрузите его с сайта Eggscellent.com или из магазина приложений для Mac. Раньше оно стоило 4,99 доллара, но теперь доступно бесплатно.

Требования: Mac с OS X 10.6.6 или выше.

Я обожаю Evernote. Это один из моих любимых онлайн-инструментов. Когда я впервые начал пользоваться им много лет назад, я не знал о его возможностях. Я использовал его так же, как многие делают это до сих пор: создавал списки дел и случайные заметки. С тех пор я научился использовать его более эффективно, и теперь он играет гораздо большую роль в моей ежедневной продуктивности.

Что можно делать с помощью Evernote? Множество вещей. Сохраняйте важные и легко забываемые детали, например номер телефона вашего автомеханика, номер медицинской карты и информацию из департамента автотранспорта. Установите приложение Web Clipper от Evernote и сохраняйте статьи для последующего использования (это лучше, чем делать закладки). Если пишете романы, сохраняйте идеи рассказов и со временем воплощайте их в жизнь.

Разумеется, я только пробежался по верхам. О том, как извлечь максимум пользы из Evernote, написаны целые книги. Я планирую написать одну специально для тех, кто хочет использовать эту платформу для повышения продуктивности.

Если вы еще не пользуетесь Evernote, я настоятельно рекомендую вам зарегистрировать аккаунт. Не нужно учиться делать все. Начните с основ, чтобы привыкнуть к интерфейсу. Создайте несколько списков дел. Поиграйте с тегами. Создайте несколько папок, чтобы упорядочить проекты. Установите несколько напоминаний.

Evernote – это фримиум-продукт. Бесплатная версия превосходна. Когда вы будете готовы использовать весь потенциал Evernote, включая работу в автономном режиме и возможность аннотировать PDF-файлы, перейдите на версию Premium. Она стоит 5 долларов в месяц.

Требования: работает через браузер. Также интегрируется со смартфоном или планшетом (Android или Mac/iOS).

Возможно, вы думаете: «Погоди-ка. И это все?! Разве нет еще хотя бы нескольких сотен приложений, которые я могу использовать?»

Конечно же есть! Но если у вас такие мысли, возможно, вы зависимы от инструментов повышения продуктивности. Один из ключей к успешному использованию метода временных блоков в ежедневном рабочем процессе заключается в том, чтобы не увязнуть в ненужных дополнениях.

Придерживайтесь простых инструментов. Я пользуюсь старым добрым таймером и держу рядом с собой блокнот на пружинах, чтобы следить за списком дел. Я настоятельно рекомендую начать с того же. Если вам нужен дополнительный инструмент для достижения конкретной цели, найдите и внедрите тот, который отвечает этим потребностям.

Начав с простого, вы не будете тратить время на бесконечные игры с приложениями, которые устареют с выходом новых в следующем году.

А это значит, что у вас будет больше времени, чтобы наслаждаться людьми и вещами, которые вы считаете важными в жизни (семья, друзья, хобби и т. д.).

Информация бесполезна, если вы ее не применяете. Пришло время испробовать на практике то, что вы узнали из этого руководства.

Этот шаг, пожалуй, самый важный из всех. Ни информация, ни советы, ни рекомендации, которые я дал вам в этом руководстве, не принесут пользы, если вы не примените их на практике.

Ранее я отмечал, что настоящее обучение происходит на практике. Единственный способ повысить производительность с помощью метода временных блоков – это приложить усилия, чтобы применить метод в ежедневном рабочем процессе.

Сделать это очень просто, но просто – не значит легко. Как и формирование любой привычки, внедрение тайм-блокинга в вашу жизнь потребует упорства и усердия. Вы столкнетесь с сопротивлением, поскольку мозг восстанет против ограничений, которые вы пытаетесь на него наложить. Придется приучать его к новым правилам. Ожидания, касающиеся количества доступных отвлекающих факторов, должны смениться.

Многие люди, дочитав это руководство, подумают: «Метод временных блоков определенно поможет мне успевать делать больше! Но, прежде чем приступить к его использованию, я еще почитаю на эту тему».

Друзья мои, позвольте мне призвать вас начать уже сегодня. Вам не нужно проводить дополнительные исследования. Я дал полный план того, как начать применять тайм-блокинг уже сегодня.

Не думайте, что вам нужно сразу же полностью изменить весь привычный подход к работе.

Начните с маленьких шагов. Выделите полчаса. Установите таймер на 25 минут и посвятите все внимание одному проекту. Когда таймер сработает, сделайте пятиминутный перерыв.

Независимо от того, насколько вы заняты, у вас есть время на один временной блок. И всего один блок уже даст вам представление о том, стоит ли использовать метод, но я готов поспорить, что, выполнив один блок, вы захотите выполнить еще один. А потом еще один. И после вы обнаружите, что вам удается лучше концентрироваться и выполнять дела, а не постоянно отвлекаться на соцсети, новости и любимые блоги.